Här besvaras några av de vanligaste frågorna om utrikes resestipendier från Anna Maria Lundins stipendiefond vid Smålands nation i Uppsala. Alla sökande skall ta del av den information som finns i denna promemoria. Om du behöver ytterligare information är du välkommen att ta kontakt med stiftelsesekreteraren eller inspektor. På nationens hemsida (www.smalands.nu) finns kontaktuppgifter och även statuter för Anna Maria Lundins stipendiefond, vilka den sökande måste ta del av.
På hemsidan finns också formulär och anvisningar för den reserapport som skall inges efter det att forskningsresan är avslutad. Från och med den 16 april 2010 är ansökningsförfarandet elektroniskt, och länk till det elektroniska ansökningsformuläret finns på nationens hemsida. Den avslutande reserapporten skall dock fortfarande skickas in med vanlig post.
Observera att statuter och tillämpningspraxis kan skilja sig åt mellan olika stipendiefonder. Här redovisas vad som gäller för stiftelsen Anna Maria Lundins stipendiefond vid Smålands nation i Uppsala. Det är viktigt att uppgifterna i ansökan är korrekta. Om uppgifterna är felaktiga eller ofullständiga riskerar den sökande att ansökan inte tas upp till behandling. På samma sätt är det viktigt att uppgifterna i den avslutande reserapporten är riktiga och fullständiga. Annars riskerar den sökande att reserapporten inte blir godkänd, och han eller hon kan i sådant fall – allt efter omständigheterna i det enskilda fallet – bli återbetalningsskyldig för hela eller delar av det utbetalade stipendiet.
Frågor som behandlas
- När utlyses stipendier och vem beslutar?
- När utbetalas stipendierna?
- Vem kan söka och beviljas stipendium?
- För vilka doktorandresor till utlandet kan man få stipendium?
- För vilka kostnader kan man beviljas stipendium?
- Hur och när skall man redovisa den företagna resan? Kan stipendiaten bli återbetalningsskyldig?
- Vad gäller om stipendiaten skjuter upp resan till en senare tidpunkt än den som angivits i ansökan?
- Vad gäller om syftet med resan ändras?
- Vad gäller om konferensen endast flyttas till en annan plats än den som angivits i ansökan, men fortfarande äger rum vid samma tidpunkt och avser samma ämne som i ansökan?
- Vad gäller om stipendiaten inte företar den resa som han eller hon erhållit stipendium för?
- Hur skall handledarintyget utformas?
- När skall jag återbetala oanvända stipendiemedel?
- Varför innehålls tio procent av det beviljade stipendiebeloppet?
- Kostnaden för hotell blev dyrare än vad jag beviljades stipendium för, men kostnaden för flygresa blev billigare. Kan jag använda en del av de överskjutande medlen för flygresan för att betala den fördyrade hotellvistelsen?
- Vad innebär det att jag är återbetalningsskyldig?
- Vad innebär det att jag är ”fyllnadsbetalningsberättigad”?
1. När utlyses stipendier och vem beslutar?
Stipendier utlyses en gång varje termin. Enligt statuterna för Anna Maria Lundins stipendiefond skall förste kurator varje år senast den 15 mars och senast den 15 oktober utlysa stipendiet. Den som beslutar om stipendierna är Anna Maria Lundins stipendienämnd vid Smålands nation i Uppsala. Nämnden består av kvalificerade forskare inom en rad olika vetenskapliga discipliner. Nämnden sammanträder vanligtvis i maj och i december varje år. Stipendienämndens arbetsutskott kan undantagsvis bevilja stipendier om mindre belopp. Punkt 8 i statuterna för Anna Maria Lundins stipendiefond stadgar: ”För det fall att en ansökan inte tål uppskov, äger arbetsutskottet mellan de ordinarie utlysningstillfällena utdela stipendiebelopp om högst ett halvt basbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring.” Ta kontakt med stiftelsesekreteraren om du vill söka ett stipendium enligt denna undantagsbestämmelse. Arbetsutskottet består av inspektor, förste kurator och ytterligare en ledamot. Arbetsutskottets funktion i övrigt är att bereda arbetet i stipendienämnden.
2. När utbetalas stipendierna?
Efter mötet i stipendienämnden skrivs ett beslutsprotokoll i vilket det anges vilka sökande som har beviljats stipendium. Stipendier kan endast utbetalas när det föreligger ett undertecknat och justerat protokoll, vilket numera brukar vara klart ungefär en vecka efter mötet i stipendienämnden (som oftast äger rum i maj och i december varje år). Det är alltså först när protokollet är klart som beviljade stipendier kan utbetalas. Förste kurator ombesörjer utbetalningen under överinseende av nationens Skattmästare.
3. Vem kan söka och beviljas stipendium?
För att kunna söka och beviljas stipendium måste några grundläggande förutsättningar vara uppfyllda. Nationstillhörighet samt forskarutbildning vid Uppsala universitet: För det första måste du vara medlem i Smålands nation i Uppsala, och du skall sedan minst tre terminer som medlem i Smålands nation ha bedrivit aktiva studier vid Uppsala universitet. Det innebar till exempel att om du går med i Smålands nation höstterminen år 1, kan du söka stipendium vårterminen år 2 för en resa som påbörjas höstterminen år 2. Du behöver inte vara född i Småland. Doktorandresa: För det andra måste du vara doktorand (forskarstuderande) som arbetar med en doktorsavhandling, och resan skall avse doktorandprojektet. Du måste vara antagen som doktorand vid en institution vid Uppsala universitet. Utrikes resa: För det tredje skall det vara fråga om en forskningsresa till utlandet. Det går följaktligen inte att få stipendium för resor inom Sverige. Enligt punkt 3 i statuterna för Anna Maria Lundins stipendiefond skall stipendium utgå enligt följande kriterier: ”Stipendium utgår ej med visst belopp, utan tillgängliga medel fördelas bland de sökande efter deras håg och fallenhet för vetenskapligt arbete samt med hänsyn till den nytta det skulle medföra för deras avhandlingsarbete att de erhåller stipendium.”
4. För vilka doktorandresor till utlandet kan man få stipendium?
Endast doktorandprojektet: Inledningsvis skall det understrykas att doktorandresan skall avse den forskning som doktoranden arbetar med inom ramen för sitt avhandlingsprojekt. Resan måste företas före doktorsdisputationen. Stipendier beviljas inte för sådana resor som en doktorand kan tänkas göra i slutet av avhandlingsprojektet för att förbereda ett s.k. post doc-projekt. Stipendium kan beviljas för utrikes resor med en rad olika syften, som bland annat:
a) Fältstudier
b) Doktorandkurser
c) Konferens med eget framförande
d) Konferens med redovisning av egen poster
e) Konferens utan presentation
f) Annat
Vid konkurrens mellan flera sökande brukar syftena a)-c) väga tyngre än de övriga, även om det inte alltid behöver vara fallet. Om du söker stipendier för flera olika resor (kanske med olika syften), ange hur du prioriterar de olika resorna i förhållande till varandra.
5. För vilka kostnader kan man beviljas stipendium?
Resa: Avser resa till forskningsorten, mellan olika utrikes forskningsorter och eventuellt dyrare resor på forskningsorten som inte täcks av traktamentet. Kan avse flyg, järnväg, bil, buss och färja m.m. Det skall vara det billigaste alternativet, till exempel turistklass vid flygresa. Upplysningar om priset för olika resor kan hämtas från resebyråer (se Gula sidorna för resebyråer i Uppsala) eller från flygbolagens internetsidor. Om du beviljas ett stipendium och nämnden bedömer att en viss kostnadspost är uppenbart för hög, kommer nämnden att reducera denna kostnadspost. Spara kvitton och biljetter! De krävs vid redovisningen av det erhållna stipendiet.
Logi: Avser kostnad för hotellrum, lägenhet eller annan bostad vid vistelsen i utlandet. För längre vistelser bör normalt väljas annat logi än hotell eftersom det i längden kan bli mycket dyrt med hotellvistelser. Välj inte lyxhotell ens för kortare vistelser. I vissa fall kan emellertid konferenser hållas på dyrare hotell, vilket kan medföra att det trots allt finns anledning att också bo på det hotellet för att fullt ut kunna delta i konferensen. Om kost (”mat”) helt eller delvis ingår i logiavgiften skall det begärda traktamentet justeras ned i motsvarande mån. För vistelse under högst 30 dagar på samma ort ersätts hotell i mellanprisklass. För längre tids vistelse ersätts kostnader för boende på pensionat eller i hyresrum.
Traktamente: Att vistas i utlandet medför generellt fördyrade levnadsomkostnader, till exempel för mat och mindre kostnader för lokala transporter. Sådana kostnader täcks av traktamentet. Utgångspunkten för beviljat belopp avseende traktamente är vad Skatteverket anger för landet i fråga vid tidpunkten för inlämning av stipendieansökan (ibland kallat dagtraktamente). Det skall noteras att stipendienämnden inte är bunden av Skatteverkets traktamentsbestämmelser eftersom det inte finns något anställningsförhållande mellan stipendiaterna och stiftelsen Anna Maria Lundins stipendiefond. Skatteverkets traktamentsbelopp för utlandsvistelse kan hämtas från www.skatteverket.se (sök på ”utlandstraktamente”). Detta belopp kan komma att justeras av stipendienämnden. I normalfallet medger nämnden endast halvt traktamente för resdagar. Observera att traktamentet från och med 21 dagen på samma ort alltid skall reduceras med 30 procent. Det betyder alltså att för 20 dagar utgår fullt traktamente och därefter endast 70 procent av fullt traktamente. Du behöver inte spara kvitton på t.ex. luncher, middagar och kortare bussresor som täcks av det beviljade traktamentet. Dessa utgifter skall nämligen inte särskilt redovisas i reserapporten.
Kongressavgift: Ofta är det nödvändigt att betala en avgift för att delta i en internationell kongress eller konferens. Denna ersätts normalt fullt ut. Tänk dock på att kongressavgiften kan omfatta lunch, middag eller logi. I sådant fall skall du reducera det sökta beloppet för kongressavgift med vad du söker under posterna traktamente eller logi. Spara kvitton! De krävs vid redovisningen av det erhållna stipendiet.
Övrigt: Det finns möjlighet att få ersättning för en rad andra kostnader i samband med forskningsresan, som till exempel visum, vaccination och tolk. Spara kvitton! De krävs vid redovisningen av det erhållna stipendiet. Observera att det står stipendienämnden fritt att justera de sökta beloppen för de olika kostnadsposterna. Resekostnader skall vara skäliga. För udda resmål bör offert från resebyrå bifogas.
6. Hur och när skall man redovisa den företagna resan? Kan stipendiaten bli återbetalningsskyldig?
Senast två månader efter avslutad resa skall Reserapport innehållande reseberättelse och reseräkning inges till stiftelsesekreteraren vid Smålands nation. Återbetalning sker endast efter att beslut meddelats på ansökningsportalen. Se punkt 12.
Kostnader för resa och logi skall styrkas med kvitton. Även andra kostnader, såsom kongress- och undervisningsavgifter, skall verifieras. Har stipendiaten inte utnyttjat hela det utbetalade beloppet, är han eller hon återbetalningsskyldig för mellanskillnaden. Återbetalningsskyldighet föreligger också om stipendiaten inte företar forskningsresan, eller företar en annan forskningsresa än den som han eller hon har erhållit stipendium för. Kostnader som täcks av traktamente (som måltider och lokala transporter) skall varken specificeras eller verifieras.
Kontakta alltid nationens stiftelsesekreterare innan du återbetalar ett stipendium, så att rätt belopp återbetalas. Detta gäller naturligtvis endast för det fall att du inte redan har fått ett återbetalningskrav från nationen.
Utformningen av den avslutande reserapporten framgår av det elektroniska rapporteringssystemet. Där finns också mallar att ladda ner. Ladda ner mall för reseräkning.
Rapporten skall skickas in med vanlig post till:
Stiftelsesekreterare, AML
Smålands nation
S:t Larsgatan 5
753 11 Uppsala
OBS! Om stipendiaten inte inkommer med en reserapport, utgår stipendiefonden från att resan inte har företagits. I sådant fall kommer stipendiaten att krävas på återbetalning av hela det utbetalade stipendiet. Om reserapporten inte inkommer trots påminnelse kan rättsliga åtgärder komma att vidtas.
7. Vad gäller om stipendiaten skjuter upp resan till en senare tidpunkt än den som angivits i ansökan?
Om stipendiaten skjuter upp resan till en senare tidpunkt skall han eller hon ansöka hos stipendienämnden om att få förlängning (”prolongation”). Stipendiet har ju beviljats under förutsättning att resan företas under den tid som anges i ansökan. Stipendiaten skall ange varför han eller hon vill skjuta upp resan. Om stipendiaten inte får ett sådant tillstånd är han eller hon återbetalningsskyldig för det utbetalade stipendiet.
8. Vad gäller om syftet med resan ändras?
Om syftet med resan ändras måste stipendiaten inkomma med en ny ansökan för det nya syftet med resan. Stipendiet har beviljats under förutsättning att resan företas med det syfte som angavs i ansökan. Om stipendiaten inte får tillstånd att byta syfte med resan är han eller hon återbetalningsskyldig för det utbetalade stipendiet. Resplan får ändras efter beslut av stipendienämndens arbetsutskott.
9. Vad gäller om konferensen endast flyttas till en annan plats än den som angivits i ansökan, men fortfarande äger rum vid samma tidpunkt och avser samma ämne som i ansökan?
Om konferensen flyttas till en annan plats men fortfarande avser samma ämne och äger rum vid samma tidpunkt, skall stipendiaten anmäla det till stiftelsesekreteraren. I normalfallet kommer stipendiet att gälla även för den andra orten. Om kostnaderna förändras i förhållande till det ursprungligen beviljade stipendiet, skall stipendiaten särskilt ansöka om ersättning för dessa. Ta kontakt med stiftelsesekreteraren. I normalfallet kan stipendienämndens arbetsutskott besluta i dessa fall.
10. Vad gäller om stipendiaten inte företar den resa som han eller hon erhållit stipendium för?
Om stipendiaten inte företar forskningsresan, är han eller hon återbetalningsskyldig för det erhållna beloppet. Återbetalning skall ske snarast. Kontakta stiftelsesekreteraren innan du gör återbetalningen. Ytterst kan stiftelsen Anna Maria Lundins stipendiefond vidta rättsliga åtgärder för att återkräva det erhållna stipendiet.
11. Hur skall handledarintyget utformas?
Handledarintyget är viktigt vid prövning av ansökan. Det skall avse den sökandes allmänna kvalifikationer samt vikten och behovet av att den sökande beviljas resestipendiet. Undvik allmänt hållna handledarintyg som inte beaktar den forskningsresa som ansökan avser. Intyget bör även innehålla kontaktuppgifter till handledaren.
12. När skall jag återbetala oanvända stipendiemedel?
Efter det att stipendiaten företagit resan skall han eller hon inkomma med en reserapport. Reserapporten skall ha kommit in till stiftelsesekretaren senast två månader efter den företagna resan, se ovan under punkt 6. Efter det beslutar stipendienämnden hur mycket stipendiaten skall återbetala.
Stipendiaten skall inte återbetala innan hen fått ett beslut om återbetalningsskyldighet, då detta förorsakar onödigt administrativt besvär för stipendiefonden.
13. Varför innehålls tio procent av det beviljade stipendiebeloppet?
Normalt innehålls tio procent av det beviljade stipendiebeloppet. Syftet med det innehållna beloppet är att det skall vara ett incitament för stipendiaten att snarast efter hemresan inkomma med en reserapport, för att få ut det detta belopp.
14. Kostnaden för hotell blev dyrare än vad jag beviljades stipendium för, men kostnaden för flygresa blev billigare. Kan jag använda en del av de överskjutande medlen för flygresan för att betala den fördyrade hotellvistelsen?
Nej, stipendiaten kan inte överföra medel från en kostnadspost till en annan.
15. Vad innebär det att jag är återbetalningsskyldig?
Det innebär att stipendiaten skall återbetala hela eller delar av stipendiet till stipendiefonden. Det kan gälla om forskningsresan inte blev av eller om det beviljade stipendiet översteg de faktiska kostnaderna. Om stipendiaten har företagit forskningsresan skall han eller hon inge en reserapport. Betala inte tillbaka något innan du har fått reserapporten godkänd och därigenom vet vilket belopp du är återbetalningsskyldig med. Kontakta stiftelsesekreteraren innan du gör återbetalningen. Ytterst kan stiftelsen Anna Maria Lundins stipendiefond vidta rättsliga åtgärder för att återkräva det erhållna stipendiet.
16. Vad innebär det att jag är ”fyllnadsbetalningsberättigad”?
Om det efter att stipendiaten har inkommit med sin reserapport befinns att det återstår stipendiemedel att utbetala, är stipendiaten ”fyllnadsbetalningsberättigad”. Det innebär att stipendiaten kommer att få ytterligare stipendiemedel utbetalade. Dessa medel motsvarar i normalfallet de tio procent av stipendiebeloppet som innehålls till dess att reseberättelsen har skickats in och blivit godkänd. Om det fyllnadsbetalningsbeloppet understiger 250 kronor sker ingen återbetalning. Skälet är att minska den administrativa bördan för stipendienämnden och att transfereringskostnaden skulle vara alltför stor i förhållande till det belopp som skulle återbetalas.
Slutligen: Det är en förmån att beviljas stipendium. Resestipendierna från Anna Maria Lundins stipendiefond har under flera decennier bidragit till att internationalisera forskarutbildningen vid Uppsala universitet för medlemmar i Smålands nation i Uppsala, allt i enlighet med testators vilja. Många forskare har i förord till doktorsavhandlingen och liknande funnit anledning att tacka Anna Maria Lundins stipendiefond vid Smålands nation i Uppsala för det erhållna stipendiet.
